제출드립니다 공문 작성 | 정중한 서류 제출 표현과 공문 양식

새로운 프로젝트나 업무 때문에 공문 제출을 준비하고 계신가요? 서류를 제대로 전달해야 하는데, 어떤 표현을 써야 할지, 공문 양식은 어떻게 맞춰야 할지 막막할 때가 있죠. 괜히 딱딱하거나 어색한 표현을 썼다가 의도와 다르게 전달될까 봐 걱정되기도 하고요.

특히 중요한 서류를 제출할 때는 더욱 정중하고 정확한 표현을 사용하는 것이 필수인데, 막상 작성하려 하면 어렵게 느껴질 수 있습니다.

이 글에서는 ‘제출드립니다’와 같이 정중하면서도 확실하게 서류를 전달하는 공문 작성 방법을 상세하게 알려드릴게요. 실제 공문 양식 예시와 함께 꼭 알아야 할 표현들을 모두 담았으니, 이 글을 통해 자신감 있게 공문을 완성해보세요!

공문서 제출 방법 알아보기

공식적인 문서를 제출해야 할 때, 어떻게 해야 정중하고 올바르게 전달할 수 있을까요? ‘제출드립니다’와 같은 표현을 사용하며 공문 양식에 맞춰 작성하는 방법을 함께 알아보겠습니다. 처음 공문을 작성하는 분들도 쉽게 따라 할 수 있도록 친절하게 설명해 드릴게요.

 

서류를 제출할 때 가장 기본적이면서도 중요한 것은 예의를 갖추는 것입니다. ‘제출합니다’보다는 ‘제출드립니다’라는 표현을 사용하면 더욱 공손한 느낌을 줄 수 있습니다. 또한, ‘첨부와 같이’, ‘별첨’, ‘송부하오니’ 등 상황에 맞는 적절한 단어를 선택하는 것이 좋습니다. 어떤 내용을 담고 있는지 간략하게 명시하는 것도 좋은 방법입니다. 예를 들어, ‘OO 프로젝트 제안서 제출의 건’과 같이 제목처럼 내용을 명확히 전달하는 것이죠.

 

공문은 보통 제목, 수신처, 발신처, 본문, 첨부 등으로 구성됩니다. 제목에는 문서의 내용을 명확하게 드러내야 하며, 수신처와 발신처는 정확하게 기재해야 합니다. 본문에는 제출하는 서류에 대한 간략한 설명과 함께 요청 사항 등을 담을 수 있습니다. 마지막으로 필요한 서류가 있다면 ‘첨부’ 항목에 명시하여 함께 제출함을 알리는 것이 중요합니다. 이처럼 기본적인 틀을 지키는 것이 공문서의 신뢰도를 높이는 첫걸음입니다.

핵심 팁: 공식적인 자리에서는 항상 간결하고 명확하게, 그리고 예의를 갖추는 것이 중요합니다.

• 정확한 정보 기입: 수신처, 발신처, 날짜 등 모든 정보가 정확해야 합니다.
• 명확한 제목: 문서의 내용을 한눈에 파악할 수 있도록 작성합니다.
• 간결한 본문: 핵심 내용을 중심으로 불필요한 미사여구는 피합니다.
• 첨부 서류 확인: 제출해야 할 모든 서류가 빠짐없이 포함되었는지 확인합니다.

정중한 서류 제출 표현 익히기

지난번에는 공문 작성의 기본 틀과 꼭 필요한 요소들을 알아보았죠? 이번에는 좀 더 구체적으로 ‘정중하게 서류를 제출하는 표현’과 ‘공문 양식’에 대해 자세히 알려드릴게요. 딱딱하게 느껴질 수 있는 공문도 센스 있는 표현을 사용하면 훨씬 부드럽게 전달할 수 있답니다.

 

서류를 제출할 때 가장 많이 쓰는 말은 ‘제출합니다’ 일 거예요. 하지만 상황에 따라 더 정중하고 격식 있는 표현을 사용하면 좋아요. 예를 들어, ‘검토를 위해 ~를 제출하오니, 확인 부탁드립니다.’ 와 같이 뒷부분에 요청하는 내용을 덧붙이면 더욱 좋습니다.

또한, ‘첨부하여 보내드립니다’ 대신 ‘관련 자료를 첨부하여 보내드립니다’ 처럼 구체적인 단어를 사용하면 좋습니다. ‘귀사의 무궁한 발전을 기원하며, 본 서류를 제출하오니 검토 부탁드립니다.’ 와 같은 문구는 공문의 시작이나 끝에 자연스럽게 사용할 수 있습니다.

 

공문은 기본적으로 글머 기호, 제목, 본문, 끝맺음 순서로 구성됩니다. 본문에는 전달하고자 하는 내용을 명확하고 간결하게 작성하는 것이 중요해요. 핵심 내용을 먼저 제시하고, 부가 설명은 뒤에 덧붙이는 방식을 추천합니다.

공문 작성 핵심: 내용을 명확하게, 요청 사항을 분명하게 전달하는 것이 중요해요.

• 내용 명확화: 전달하고자 하는 목적과 핵심 내용을 분명하게 작성하세요.
• 정중한 어조 유지: 모든 문장에서 예의를 갖춘 존댓말을 사용해야 합니다.
• 간결함 추구: 군더더기 없이 핵심만 전달하여 가독성을 높이세요.

더 많은 공문 작성 팁은 커리어 공문 작성 가이드에서 확인해보세요.

공문 양식 필수 요소 체크

정중하게 서류를 제출해야 할 때, 어떻게 공문을 작성해야 할지 막막하게 느껴질 수 있습니다. 공문은 공식적인 문서이므로, 갖춰야 할 양식과 표현에 신경 쓰는 것이 중요합니다. 단순히 ‘제출합니다’라고 적기보다, 받는 사람에게 예의를 갖추고 내용의 명확성을 더하는 방식으로 접근해야 합니다. 효과적인 공문 작성을 위해 필수적인 요소와 실제 작성 과정을 단계별로 살펴보겠습니다.

 

공문을 발송하기 전에 필요한 서류와 정보를 미리 준비하는 것이 중요합니다. 제출 대상, 목적, 관련 근거 자료 등을 명확히 파악하고, 필요한 경우 사전에 관련 부서나 담당자와 소통하여 누락되는 내용이 없도록 합니다. 문서의 내용이 간결하고 명확해야 하며, 오탈자나 비문이 없는지 꼼꼼히 확인해야 합니다.

 

공문 작성 시 핵심은 정중함과 명확성입니다. 본문에는 서류 제출의 목적과 내용을 간략하게 설명하고, 필요시 구체적인 근거나 요청 사항을 덧붙입니다. ‘귀 기관의 무궁한 발전을 기원합니다.’와 같은 일반적인 문구보다는, 상황에 맞는 정중한 표현을 사용하는 것이 좋습니다. 예를 들어, “본 공문은 OOO 사업 계획서 제출과 관련하여 작성되었습니다.” 와 같이 목적을 명확히 밝히는 것이 좋습니다. 마무리 부분에서는 “관련 검토 후 회신 부탁드립니다.” 와 같은 정중한 요청으로 끝맺을 수 있습니다.

공문 발송 체크리스트: 수신처 정보, 발신처 정보, 첨부 파일 유무, 문서 파일 형식(PDF 권장)을 최종적으로 확인합니다.

• ✓ 수신처 및 발신처 확인: 기관명, 부서명, 담당자명 정확히 기재
• ✓ 제목 명확성: 공문의 핵심 내용을 담은 간결한 제목
• ✓ 본문 내용 충실성: 제출 이유, 요청 사항, 관련 근거 상세 기술
• ✓ 예의 바른 표현 사용: 정중하고 격식 있는 어투 유지

모든 작성 및 검토가 완료되었다면, 공문 파일명을 명확하게 설정하고 저장합니다. 이후 이메일이나 공식적인 경로를 통해 발송하며, 발송 후에는 수신 여부를 확인하는 것이 좋습니다. 이 과정을 통해 공식적인 업무 절차를 성공적으로 마무리할 수 있습니다.

실제 공문 작성 연습하기

일상에서 서류를 주고받을 때 ‘제출드립니다’라는 표현을 자주 사용합니다. 하지만 이 표현이 항상 적절한 것은 아니며, 상황에 따라 더 정중하고 명확한 표현을 사용하는 것이 중요합니다. 특히 공식적인 문서인 공문을 작성할 때는 더욱 세심한 주의가 필요합니다. 실무에서 공문을 작성하며 겪었던 몇 가지 주의사항과 노하우를 공유해 드리고자 합니다. 앞서 설명한 방법들을 바탕으로 실제 공문 작성 연습에 도움이 되길 바랍니다.

 

가장 흔하게 발생하는 실수 중 하나는 수신처와 참조를 명확히 구분하지 못하는 경우입니다. 발신 부서나 담당자가 아닌, 실제 결재 라인이나 업무 관련자가 참조로 포함되어야 할 때가 많습니다. 이를 간과하면 중요한 의사결정이 누락되거나 불필요한 혼란이 야기될 수 있습니다. 따라서 공문을 발송하기 전, 수신처와 참조로 누구를 포함해야 하는지 꼼꼼히 확인하는 습관을 들이는 것이 중요합니다.

 

또 다른 흔한 실수로는 내용의 명확성이 부족한 경우입니다. ‘요청드립니다’와 같이 추상적인 표현만으로는 어떤 조치를 기대하는지 정확히 전달하기 어렵습니다. 구체적인 요청 사항, 기한, 필요한 근거 자료 등을 명확하게 명시해야만 오해의 소지를 줄일 수 있습니다. 예를 들어, ‘자료 제출을 요청드립니다’ 대신 ‘OOO에 대한 관련 자료를 2024년 X월 X일까지 제출해 주시기 바랍니다’와 같이 작성하는 것이 훨씬 효과적입니다. 이러한 부분은 실무에서 자주 발생하는 문제점이므로, 보내기 전에 다시 한번 내용을 점검하는 것이 좋습니다.

⚠️ 주의: 수신처/참조 오류, 내용의 모호함, 오탈자는 공문의 신뢰도를 크게 떨어뜨릴 수 있습니다.

• 오탈자 및 문법 오류: 최종 검토 시 반드시 확인해야 합니다.
• 결재 및 보고 라인 누락: 관련 부서나 책임자가 누락되지 않도록 주의해야 합니다.
• 첨부 파일 누락: 본문에 언급된 첨부 파일이 실제로 포함되었는지 확인해야 합니다.
• 불분명한 제목: 어떤 내용의 공문인지 제목에서 바로 알 수 있도록 명확하게 작성해야 합니다.

피해야 할 실수 점검

공문 작성 시 흔히 저지르는 실수를 미리 파악하고 예방하는 것은 매우 중요합니다. 특히 ‘제출드립니다’와 같은 표현은 공손함보다는 어색하고 부자연스러운 느낌을 줄 수 있어 주의가 필요합니다. 대신 ‘제출합니다’ 또는 ‘첨부하여 제출합니다’와 같이 간결하고 명확한 표현을 사용하는 것이 좋습니다. 또한, 공문에는 수신처, 발신처, 제목, 날짜, 본문, 그리고 발신자 정보 등이 명확하게 포함되어야 하며, 불필요한 미사여구나 구어체 표현은 지양해야 합니다.

 

공문 제출 시, 단순히 서류를 보내는 것을 넘어 추가적인 정보를 함께 제공하면 더욱 효과적입니다. 예를 들어, 제출하는 서류의 핵심 내용을 요약한 별도의 요약본을 첨부하거나, 관련 참고 자료를 함께 제시하는 것입니다. 이를 통해 수신자가 내용을 빠르게 파악하고 이해하는 데 도움을 줄 수 있습니다.

 

공문 작성 시, 간결함 속에 담긴 명확성이 중요합니다. 각 문장은 하나의 핵심 아이디어를 전달하도록 구성하고, 복잡한 내용은 짧은 문장으로 나누어 가독성을 높이는 것이 좋습니다. 또한, 공식적인 문서인 만큼 통일된 글꼴과 일관된 서식을 유지하여 전문적인 이미지를 구축하는 것이 필수적입니다.

꿀팁: 공문 제출 전, 내용을 소리 내어 읽어보며 어색한 부분은 없는지, 오탈자는 없는지 꼼꼼히 확인하는 습관을 들이세요.

• 핵심 강조: 중요한 내용은 볼드체나 밑줄을 활용하여 시각적으로 강조할 수 있습니다.
• 정중한 마무리: “감사합니다” 또는 “확인 부탁드립니다”와 같은 간결하고 정중한 표현으로 마무리합니다.
• 첨부 파일 확인: 첨부 파일이 있다면 본문 내용과 일치하는지, 누락된 파일은 없는지 다시 한번 확인하는 것이 중요합니다.

서류 제출 관련 더욱 상세한 정보는 고용노동부 공지사항에서 확인하실 수 있습니다.